Allgemeinmedizin
KI-Telefonassistent Arztpraxis: Rückrufbitten statt Besetztzeichen beim Hausarzt
In der Hausarztpraxis nimmt ein KI-Telefonassistent Arztpraxis-Teams genau die Anrufe ab, die sonst zwischen Sprechzimmer, Labor und Empfangstresen verloren gehen. CliniCall meldet sich als Empfang Ihrer Praxis, fragt nach Name, Geburtsdatum und Anliegen und schreibt das Gespräch für Ihr Team zusammen. Terminwünsche landen dabei als Rückrufbitten im Dashboard, nicht direkt in Ihrem Terminkalender.
Am Telefon einer allgemeinmedizinischen Praxis geht es um weit mehr als Termine. Patientinnen und Patienten fragen nach einem Folgerezept, einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, dem Ergebnis der letzten Blutabnahme oder einem Hausbesuch für die bettlägerige Mutter. Während die Kollegin vom Empfang Blut abnimmt oder ein EKG anlegt, klingelt es weiter, und der Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, damit beim Rückruf niemand von vorn fragen muss.
Er gibt keinen medizinischen Rat, und er verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft, Deutsch nicht; er passt deshalb zu Hausarztpraxen, deren Patienten in einer dieser beiden Sprachen anrufen, etwa in Luxemburg oder in Lothringen. Diese Seite zeigt, welche Anrufe eine Hausarztpraxis erreichen, was mit Terminwünschen geschieht, wie der Telefonassistent dringende Anrufe behandelt und welche Berufsregeln gelten; die übrigen Praxisarten finden Sie in der Übersicht aller Fachbereiche.
Für diese Fachrichtung ist noch keine Terminsoftware angebunden: Die KI-Rezeption nimmt den Terminwunsch auf, und Ihr Team ruft den Patienten zur Bestätigung zurück.
Ihre Anrufe in der Praxis
Was ein KI-Telefonassistent Hausarzt und Praxisteam abnimmt, beginnt beim gewöhnlichen Sprechstundentermin. Der Anrufer nennt Namen, Geburtsdatum und Grund, etwa eine Vorsorgeuntersuchung, eine Impfung oder eine Blutdruckkontrolle. Der Telefonassistent fragt, an welchen Tagen und zu welcher Tageszeit es passt, und Ihr Team schlägt im Rückruf einen freien Termin vor.
Anders klingt der Anruf am Morgen nach einer schlechten Nacht: Halsschmerzen, Fieber, ein verstauchter Knöchel, Durchfall beim Kleinkind. Wer einen kurzfristigen Termin wegen neu aufgetretener Beschwerden möchte, bekommt vom Telefonassistenten keine Einschätzung, ob es „nur ein Infekt“ ist. Er notiert die Beschwerden in den Worten des Anrufers, seit wann sie bestehen und ob der Patient heute noch kommen könnte. Passt die Schilderung zu einer Ihrer Notfallregeln, gilt diese Regel vor allem anderen.
Wer einen Termin verschieben oder absagen möchte, bekommt am Telefon keine Zusage, sondern eine klare Auskunft über den nächsten Schritt. Der Telefonassistent verschiebt oder storniert nie selbst einen Termin: Ihr Team bestätigt. Er hält fest, welcher Termin gemeint ist und wann der Patient stattdessen könnte. So sieht Ihr Team früh, dass am Donnerstagvormittag ein Platz frei wird, und kann ihn jemandem mit akuten Beschwerden anbieten.
Patienten mit Dauermedikation rufen an, wenn die Packung zur Neige geht. Der Telefonassistent nimmt die Anfrage nach der Rezeptverlängerung auf, mit dem Medikament so, wie der Patient es nennt, und mit der Frage, wie er das Rezept erhalten möchte. Ob verlängert wird, entscheidet der Arzt; der Telefonassistent sagt dazu weder ja noch nein und spricht nicht über frühere Verordnungen.
Bei chronischen Erkrankungen wie Diabetes, Asthma oder Herzschwäche geht es am Telefon vor allem um Organisation: die regelmäßige Kontrolle, die fällige Laboruntersuchung, die Überweisung zum Facharzt. Der Telefonassistent notiert, welche Betreuung der Patient organisieren möchte und ob ein Termin beim Arzt, eine Blutabnahme oder ein Schreiben gemeint ist. Ihr Team plant daraus den nächsten Schritt, ohne den Zusammenhang erneut erfragen zu müssen.
Heikler sind Anrufe wegen Untersuchungsergebnissen. Der Telefonassistent liest keine Werte vor, bestätigt nicht einmal, ob ein Befund eingegangen ist, und sieht keine Patientenakte ein. Er nimmt die Bitte um ein Gespräch mit dem Arzt auf und notiert, wann der Patient in Ruhe sprechen kann, denn über Laborwerte spricht niemand gern zwischen Tür und Angel.
Ein Attest für den Sportverein, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ein Formular für die Versicherung: Auch solche Dokumente werden telefonisch angefragt. Der Telefonassistent hält fest, welches Dokument gebraucht wird, wofür und bis wann. Ob es ausgestellt wird und ob der Patient dafür in die Sprechstunde kommen muss, entscheidet der Arzt, deshalb sagt der Telefonassistent nichts zu.
Öffnungszeiten, Gebühren, die Frage, ob die Praxis neue Patienten aufnimmt: Solche Auskünfte gibt der Telefonassistent kurz, sofern Ihre Praxis die Antwort hinterlegt hat. Steht dort nichts, erfindet er weder eine Uhrzeit noch einen Betrag noch eine Aufnahmeregel. Er sagt, dass er im Team nachfragt, und bietet eine Rückrufbitte an.
Um einen Hausbesuch bitten oft Angehörige, etwa für einen Vater, der die Wohnung kaum noch verlässt. Der Telefonassistent notiert, für wen der Besuch gedacht ist, unter welcher Adresse, was sich verändert hat und wer den Rückruf entgegennimmt. Ob und wann der Arzt kommt, klärt Ihre Praxis im Rückruf; am Telefon sagt der Telefonassistent keinen Besuch zu.
Nicht jeder Anruf kommt von Patienten. Apotheken fragen wegen einer unklaren Verordnung nach, Pflegedienste wegen eines Verbandwechsels, Labore wegen einer Probe, die nachgereicht werden muss. Der Telefonassistent nimmt auch diese Anrufe als Nachricht für Ihr Team auf, mit dem Namen der Einrichtung, der Rückrufnummer und dem Anliegen. Auch Vertreter- und Werbeanrufe nimmt der Telefonassistent als Nachricht für Ihr Team auf.
Diese Anrufe kommen selten dann, wenn am Empfang gerade jemand frei ist, sondern während der Blutabnahmen am Morgen, in der Mittagspause oder kurz vor Praxisschluss. Zu welchen Stunden Ihre Leitung heute unbesetzt bleibt, schätzen Sie mit dem Werkzeug zur Planung Ihrer Telefonzeiten ab. Der Telefonassistent nimmt auch in diesen Stunden ab, und die Rückrufbitten liegen geordnet im Dashboard, sobald wieder jemand am Empfang sitzt.
- Einen Termin für eine Sprechstunde vereinbaren
- Einen kurzfristigen Termin wegen neu aufgetretener Beschwerden anfragen
- Einen Termin verschieben oder absagen
- Eine vom Arzt zu bestätigende Rezeptverlängerung anfragen
- Die Betreuung einer chronischen Erkrankung organisieren
- Ein Gespräch mit dem Arzt über Untersuchungsergebnisse anfragen
- Ein Attest, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder ein medizinisches Dokument anfragen
- Nach Öffnungszeiten, Gebühren oder der Aufnahme neuer Patienten fragen
- Einen Hausbesuch anfragen
Was CliniCall übernimmt und was bei Ihnen bleibt
In der Allgemeinmedizin kommen Terminwünsche als Rückrufbitten bei Ihrem Team an, nicht als Einträge in Ihrem Terminkalender. Ihr Team liest die Anfrage im Dashboard, ruft den Patienten zurück und bestätigt ihm den Termin, den es selbst eingetragen hat. Der Telefonassistent schaut dabei weder in Ihre Praxissoftware noch in eine Karteikarte.
Damit der Rückruf beim ersten Versuch sitzt, bündelt der Telefonassistent alles in einer Nachricht pro Anruf: wer anruft, für wen, das Geburtsdatum, das Anliegen und die Zeiten, zu denen der Patient erreichbar ist. Er fragt, ob die Nummer, von der aus angerufen wird, die richtige für den Rückruf ist. Ist ein Anliegen dringend, steht das am Anfang der Nachricht.
Eine Uhrzeit für den Rückruf verspricht der Telefonassistent nur, wenn Ihre Praxisregeln eine nennen. Er sagt dem Anrufer, dass sich das Team meldet. Zum Abschluss bestätigt der Telefonassistent, dass er das Anliegen aufgenommen hat.
Am Apparat klingt der Telefonassistent wie jemand vom Empfang, der die Praxis kennt. Von sich aus spricht er nicht darüber, was er ist; fragt ein Anrufer, ob er mit einem Menschen spricht, antwortet er offen, hier spreche „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“, und hilft weiter. Als Mensch gibt er sich nie aus.
Möchte ein Anrufer lieber mit jemandem aus dem Team sprechen, gilt das Durchstellen zum Empfang, wenn er besetzt ist und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Dann verbindet der Telefonassistent zum Beispiel eine aufgebrachte Angehörige oder einen Patienten, der eine Beschwerde loswerden will. Fehlt eine der beiden Bedingungen oder kommt die Verbindung nicht zustande, nimmt er eine Rückrufbitte auf.
Bei Ihnen bleibt jede Entscheidung, die Medizin oder Kalender berührt: welcher Termin vergeben wird, ob ein Rezept verlängert, ein Attest ausgestellt oder ein Hausbesuch gemacht wird. Zahlungsdaten fragt der Telefonassistent nie ab, auch nicht für eine offene Rechnung. Er bereitet vor, Ihr Team entscheidet.
Die Kosten für Ihre Hausarztpraxis nennen wir in einem schriftlichen Angebot im Anschluss an ein 30-minütiges Gespräch; den Aufbau von Tarifen und Gesprächsminuten zeigt die Übersicht der Preise. Den Weg eines Anrufs von der Begrüßung bis zur fertigen Rückrufbitte beschreibt die Seite zum Ablauf.
CliniCall übernimmt
- Die Terminanfrage mit den Wunschzeiten
- Fragen zur Praxis, anhand der Angaben, die Sie freigegeben haben
- Name, Geburtsdatum und Anlass des Anrufs
- Die Weiterleitung an den Empfang, wenn er besetzt ist, sonst eine zusammengefasste Rückrufbitte
Bei Ihnen bleibt
- Jede medizinische Beratung
- Die Entscheidung im Notfall: CliniCall folgt Ihren Regeln
- Das Verschieben oder Absagen eines Termins: CliniCall nimmt die Anfrage auf, Ihr Team bestätigt
- Die Bestätigung des angefragten Termins
Seit Mai 2026 am Telefon bei Hubert Vision
- angenommene Anrufe
- 751
- verschiedene Anrufer
- 469
- Gesprächsdauer (Median)
- 1 Min. 54 Sek.
- Anrufe im September 2026
- 173
Hubert Vision, Augenheilkunde, Luxemburg und Belgien · Produktionsdaten vom 31. Mai 2026 bis 1. Oktober 2026 · Fallstudie Hubert Vision lesen
Dringende Fälle
Ob ein Anruf ein Notfall ist, beurteilt in Ihrer Praxis ein Arzt, nicht der Telefonassistent. Medizinische Ratschläge gibt er keine; er richtet sich nach den Notfallregeln, die Sie vor der Inbetriebnahme mit uns festlegen: welche Schilderungen zum Hinweis auf den Notruf führen und welche als dringende Rückrufbitte bei Ihrem Team ankommen. Durchstellen kann er einen solchen Anruf nur zu einem besetzten Empfang und nur, wenn eine Weiterleitungsnummer eingerichtet ist. Diese Regeln gehen jeder anderen Anweisung vor.
Für Praxen in Frankreich beschreibt die Assurance Maladie, wann ein Anrufer sofort den Notruf wählen soll. Bei plötzlicher einseitiger Schwäche, einer Gesichtslähmung oder einer plötzlich auftretenden Sprachstörung fordert der Telefonassistent nach dieser Regel der Assurance Maladie sofort zum Anruf bei 15 oder 112 auf, auch wenn die Zeichen wieder verschwinden. Er beendet das Gespräch dann, statt erst Personalien aufzunehmen oder einen Termin anzubieten.
Dasselbe gilt für einengende Brustschmerzen, besonders wenn sie in die Arme oder den Kiefer ausstrahlen: Die Assurance Maladie verlangt hier den sofortigen Anruf bei 15 oder 112, ohne auf einen Termin zu warten. Der Telefonassistent bietet in diesem Fall keinen Termin am Nachmittag an, auch wenn der Anrufer ausdrücklich darum bittet.
Für Praxen in Deutschland unterscheidet die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) zwei Wege: bei lebensbedrohlichen Notfällen die 112, bei dringenden, nicht lebensbedrohlichen Beschwerden, die nicht bis zur nächsten Sprechstunde warten können, die 116117. Hinterlegen Sie diese Regel, nennt der Telefonassistent außerhalb Ihrer Sprechzeiten den passenden Weg. Zusätzlich nimmt er eine Rückrufbitte auf, damit Ihr Team am nächsten Praxistag weiß, wer angerufen hat.
In Luxemburg verweist die CNS für notwendige allgemeinmedizinische Versorgung außerhalb der üblichen Öffnungszeiten an eine diensthabende Maison médicale. Diesen Hinweis gibt der Telefonassistent abends und am Wochenende, wenn Ihre Regeln ihn vorsehen; welche Maison médicale gerade Dienst hat, nennt er nur, wenn Ihre Praxis es hinterlegt hat. Was Hausarztpraxen in der Hauptstadt am Telefon sonst beschäftigt, steht auf der Seite zur Allgemeinmedizin in Luxemburg.
Während der Sprechzeiten zählt, dass ein dringender Anruf nicht zwischen Rezeptanfragen untergeht. Ist am Empfang jemand da und eine Weiterleitungsnummer eingerichtet, verbindet der Telefonassistent den Anruf dorthin. Sonst wird daraus eine Rückrufbitte, deren Anfang sie als dringend kennzeichnet, damit Ihr Team sie zuerst bearbeitet.
Beschwerden, für die Sie keine Regel festgelegt haben, ordnet der Telefonassistent nicht selbst ein. Er beruhigt nicht, empfiehlt keine Hausmittel und rät nicht zum Abwarten; er nimmt die Schilderung auf und gibt sie an Ihr Team weiter. Wann sofortiges Durchstellen sinnvoller ist und wann eine Rückrufbitte genügt, wägt der Ratgeber zu Durchstellen und Rückruf ab.
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Frankreich: Bei plötzlicher einseitiger Schwäche, einer Gesichtslähmung oder einer plötzlich auftretenden Sprachstörung sofort zum Anruf bei 15 oder 112 auffordern, auch wenn die Zeichen verschwinden.
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Frankreich: Bei einengenden Brustschmerzen, insbesondere mit Ausstrahlung in die Arme oder den Kiefer, sofort zum Anruf bei 15 oder 112 auffordern, ohne auf einen Termin zu warten.
Assurance Maladie — Reconnaître un infarctus et agir au plus vite
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Deutschland: Bei lebensbedrohlichen Notfällen an die 112 verweisen; bei dringenden, nicht lebensbedrohlichen Beschwerden, die nicht bis zur nächsten Sprechstunde warten können, an die 116117 verweisen.
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Luxemburg: Für notwendige allgemeinmedizinische Versorgung außerhalb der üblichen Öffnungszeiten an eine diensthabende Maison médicale verweisen.
Die geltenden Regeln
Für die Anrufannahme einer Hausarztpraxis gelten dieselben Berufsregeln, ob eine Kollegin abhebt oder der Telefonassistent. Die Liste unten nennt die Pflichten aus der französischen Berufsordnung der Ärzte samt Quelle; darunter steht, wie der Telefonassistent sie im Gespräch umsetzt.
Nach dem Code de déontologie médicale, den der Conseil national de l’Ordre des médecins veröffentlicht, muss auch das Empfangspersonal die Schweigepflicht wahren, und der Arzt sorgt dafür, dass es seine Pflichten kennt. Der Telefonassistent bestätigt deshalb nicht einmal, ob jemand Patient Ihrer Praxis ist. Er wiederholt nur, was der Anrufer selbst gesagt hat, und spricht über keine Termine, Rezepte oder Ergebnisse anderer Menschen.
Ruft eine Tochter für ihren Vater an und fragt, ob sein Laborbefund da ist, bekommt sie vom Telefonassistenten darauf keine Antwort. Er notiert ihre Frage, ihren Namen und ihre Nummer. Ob sie Auskunft erhalten darf, klärt Ihr Team im Rückruf.
Dieselbe Berufsordnung untersagt nicht befugtem Empfangspersonal, eine Diagnose zu stellen oder eine Behandlung zu verordnen; alles, was ein ärztliches Urteil erfordert, landet beim Arzt. So ist der Telefonassistent eingerichtet: Er fragt nur, was für die Weitergabe nötig ist, etwa seit wann die Beschwerden bestehen, und bewertet die Antwort nicht. Ob ein Antibiotikum nötig ist oder eine Tablette halbiert werden darf, beantwortet der Arzt.
Zum Datenschutz verlangt der Conseil national de l’Ordre des médecins, Erhebung und Zugriff auf das zu beschränken, was der Empfang braucht, Patienten über die Verarbeitung zu informieren und die Vertraulichkeit zu schützen. Der Telefonassistent erfragt deshalb Name, Geburtsdatum, Anliegen und Rückrufzeiten, aber keine Versichertennummer und keine Zahlungsdaten. Die Seite Sicherheit und Datenschutz listet, welche Anbieter die Anrufdaten wo verarbeiten; die Anrufannahme gehört in die Datenschutzhinweise Ihrer Praxis.
Was im Namen der Praxis gesagt wird, muss nach der Berufsordnung sachlich und ehrlich sein, darf nicht irreführen, keine anderen Ärzte zum Vergleich heranziehen und nicht zu unnötigen Behandlungen anregen. Der Telefonassistent sagt nur, was Ihre Praxis hinterlegt hat, und erfindet weder freie Termine noch Leistungen. Fragt ein Anrufer, ob eine andere Praxis schneller Termine vergibt, gibt er dazu keine Auskunft.
Wie weit die Schweigepflicht am Telefon reicht, wenn Angehörige, Arbeitgeber oder Versicherungen anrufen, erklärt der Ratgeber zur Schweigepflicht am Telefon. Welche dieser Pflichten Ihre Hausarztpraxis im Alltag berühren, besprechen wir mit Ihnen vor der Inbetriebnahme. Unser Team richtet den Telefonassistenten ein, beantwortet danach Ihre Fragen und arbeitet auf Französisch, von Luxemburg aus; Sie erreichen es über die Kontaktseite.
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Frankreich: Das Empfangspersonal muss die Schweigepflicht beachten. Der Arzt muss es über seine Pflichten informieren und deren Einhaltung sicherstellen.
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Frankreich: Nicht dazu befugtes Empfangspersonal darf keine Diagnose stellen und keine Behandlung verordnen. Anfragen, die eine medizinische Entscheidung erfordern, müssen an den Arzt weitergeleitet werden.
Conseil national de l'Ordre des médecins — Article 30 : complicité d'exercice illégal
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Frankreich: Die Erhebung personenbezogener Daten und den Zugriff darauf auf die Anforderungen der Empfangstätigkeit beschränken, Patienten über die Verarbeitung informieren und die Vertraulichkeit der Daten schützen.
Conseil national de l'Ordre des médecins — Protection des données : FAQ
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Frankreich: Informationen, die im Namen der Praxis öffentlich mitgeteilt werden, müssen sachlich und ehrlich sein, dürfen keine Vergleiche mit anderen Ärzten enthalten, nicht irreführen und nicht zu unnötigen Behandlungen anregen.
Conseil national de l'Ordre des médecins — Article 19-1 : communication professionnelle
Was unbeantwortete Anrufe Ihre Praxis kosten können
Der Rechner beginnt mit belegten Startwerten; ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen. Das Ergebnis ist eine grobe Schätzung, kein Versprechen.
Häufige Fragen
Trägt der KI-Telefonassistent Termine direkt in den Kalender der Hausarztpraxis ein?
Nein, in der Allgemeinmedizin kommt jeder Terminwunsch als Rückrufbitte bei Ihrem Team an. Der Telefonassistent erfasst Namen, Geburtsdatum, Anliegen und Wunschzeiten. Ihr Team ruft zurück, vergibt den Termin und trägt ihn selbst ein.
Kann der Telefonassistent ein Rezept verlängern oder eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zusagen?
Nein, beides entscheidet der Arzt. Der Telefonassistent notiert, welches Medikament oder welches Dokument der Patient braucht und wofür. Die Anfrage geht als Rückrufbitte an Ihr Team, und am Telefon sagt er weder ja noch nein.
Gibt der Telefonassistent Laborwerte oder Befunde am Telefon durch?
Nein. Er sieht keine Patientenakte ein und bestätigt nicht einmal, ob ein Befund eingegangen ist. Er nimmt die Bitte um ein Gespräch mit dem Arzt auf und notiert, wann der Patient gut erreichbar ist.
Was sagt der Telefonassistent, wenn jemand von Brustschmerzen oder Lähmungserscheinungen berichtet?
Er folgt den Notfallregeln, die Ihre Praxis festgelegt hat, und gibt keinen medizinischen Rat. Sehen Ihre Regeln den Verweis an den Notruf vor, fordert er den Anrufer sofort dazu auf, statt einen Termin anzubieten. Was Sie nicht geregelt haben, nimmt er als Rückrufbitte auf, ohne die Beschwerden einzuordnen.
Spricht der Telefonassistent Deutsch?
Deutsch ist nicht geprüft. Französisch und Englisch sind im Produktivbetrieb geprüft; jede weitere Sprache prüfen wir vor der Inbetriebnahme auf Ihrer Leitung. Rufen viele Ihrer Patienten auf Deutsch an, klären wir das vor jedem schriftlichen Angebot mit Ihnen.
Erfahren Anrufer, dass sie nicht mit einem Menschen sprechen?
Ja, sobald sie danach fragen. Der Telefonassistent meldet sich wie der Empfang Ihrer Praxis und stellt sich auf Nachfrage als „die virtuelle Rezeptionistin der Praxis“ vor. Als Mensch gibt er sich nie aus.
Gibt es eine kostenlose Testphase?
Nein. Sie lernen den Telefonassistenten in einem 30-minütigen Gespräch kennen, auf das ein schriftliches Angebot folgt. Die Mindestlaufzeit wird vor der Inbetriebnahme im schriftlichen Angebot festgelegt; einen Tarif ohne Mindestlaufzeit bieten wir nicht an.
Hören Sie, wie die Assistentin einen Anruf für Ihre Praxis annimmt
Eine 30-minütige Demo per Video. Wir zeigen die Assistentin live und schauen, wie sie zu Ihrer Praxis, Ihrer Software und Ihren Regeln passt.
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